17.02.2018

Всем, кто занят творческой деятельностью, давно известно, что самым сложным, и самым важным, в процессе работы, является управление вниманием и концентрация на выполняемой задаче. Причем, речь идет не о выборе, выражаясь словами Дэвида Аллена, того или иного горизонта фокусирования. Речь идет о концентрации в процессе работы на уровне выполнения задач.

Открыв для себя когда-то Pomodoro technique, я обрадовался — вот оно то самое, что надо 🙂 Однако, столкнулся с тем, что …техника эта вносит много не нужных ограничений. Однако, когда мне в руки попала книга «Тайм-менеджмент по помидору«, Штаффана Нетеберга, стало ясно — Pomodoro technique не так ограничена, как мне показалось в момент нашего первого знакомства. И сегодня я подробно расскажу об идеях и инструментах из книги, которые принесли много практической пользы.

Для начала о том, что представляет собой Pomodoro technique.

Это очень просто. Выберите самое приоритетное дело из списка дел на день, поставьте таймер на 25 минут и сосредоточьтесь на этом деле – и только на нем

В основе техники лежит простота. Все что нужно —  бумага, ручка и таймер. Вот иллюстрация того, как устроен день в рамках техники помидора

Каждый день, который вы проводите в рамках Pomodoro technique начинается с этапа планирования и заканчивается этапами записи (фиксация результатов ваших наблюдений в протокол – помехи и отвлечения), обработки (превращение результатов наблюдения в ценные сведения – выявления тенденций) и визуализации (упорядочивания обработанной информации таким образом, чтобы это могло улучшить рабочий процесс), а в промежутке циклически проводятся 25-минутные сеансы мониторинга

Несколько слов о планировании, записи, визуализации и инструментарии

Планирование начинается с того, что из «Реестра дел» извлекаются дела текущего дня и формирует список «Дел на день«. Важно различать реестр дел (т.е общий и неупорядоченный список дел, который у меня имеет квартальный горизонт охвата и еженедельное уточнение) от списка день на день (который представляет ваше соглашение с самим собой о результатах сегодняшнего дня). Реестр веду еженедельно, а список дел на день стараюсь составлять в конце каждого дня. При этом выделяю в списке дел на день 3 результата дня, с которых и стараюсь начать день. Остальные дела идут самым обычным списком

Реестр дел штука хорошая. Однако, его одного недостаточно — сам по себе он не создает никакой мотивации, потому как не является обязательством. Другое дело – список дел на день. Он очень мотивирует. Ведь, по сути, это мое соглашение с самим собой, имеющее четкие временные рамки и четкое описание результатов дня.

Составлять реестр дел довольно легко. Каждое воскресенье я создаю новую ветку в интеллект-карте [хотя выбор инструмента тут не принципиален — иногда я просто беру чистый лист бумаги и ручку] и составляю реестр дел на эту неделю, описывая ситуацию такой, какая она будет, когда я завершу дело. Идеально, если работая над этим списком, я делаю это в привязке к квартальному и годовому планам.

Гораздо труднее ситуация складывается со списком дел, на достижении результатов по которым нужно сконцентрироваться именно сегодня – список дел на день. Трудность тут заключается не только в процессе выбора. А еще и в том, что приступая к действиям, периодически задаюсь вопросом «занимаюсь ли я сейчас действительно важным делом?»

Потому я начинаю с выбора и оценки важности, не только свой каждый «помидорный» день (или часть дня), а еще и уделяю немного времени этому процессу в начале каждого (!) «помидора». Для этого, просто задаю себе вопрос, в начале нового помидора — является ли это дело все еще важным для меня? И завершив процесс выбора и оценки, я полностью фокусируюсь на короткий промежуток времени на выбранном деле.

Чередование процессов выбора и оценки важности, с сосредоточенностью на деле, довольно быстро переходит в хорошую привычку. Мозгу важен процесс контроля, и чередуя процессы, я даю ему возможность сохранять контроль над ситуацией и повысить концентрацию.

Важно отслеживать динамику дня. Именно для этого существует «Протокол» — место, куда заношу избранные метрики, чтобы совершенствовать свой процесс. Сейчас я его уже не веду. Однако, на начальном этапе, он мне сильно помог отслеживать динамику внимания в течение дня. Сейчас я его включаю в рабочий процесс избирательно – когда тестирую новые техники или резко меняю режим дня.

Отдельно скажу о визуализации. Именно после прочтения этой книги я стал рисовать …интеллект-карту дня. Речь о карте, которая составляется по итогам дня и содержит основные его темы. Для меня это не список итогов дня и планов на будущее – для этого есть другие инструменты. Карта дня – это инструмент для исследования того, чему я научился за сегодня

Безусловно, я не составляю такие карты каждые день (хотя, было бы неплохо). Однако, обязательно делаю карту недели и квартала. Как делаю? По разному. Чаще от руки. Но с обязательной фотокопией.

Метод шляп. Расстановка приоритетов и обзор задач противоположны состоянию потока и процессам глубокого творческого мышления. Плюс нужно время на отдых. Таким образом, вам надо переключаться. И тут может помочь метод шляп – шляпа отдыха, шляпа стратега и рабочая шляпа

Приведу простым списком еще несколько интересных моментов, которые я выделил в книге и включил в свой рабочий процесс:

— бывают дни когда вам нужна эффективность, а бывают дни когда таймер можно и не доставать

— ритуальность процесса очень важна

— отношение к своей работе как к цепи событий, а не как к продолжительности, что повышает продуктивность

— при составлении общего списка дел, записывать не что нужно сделать, а описывать ситуацию такой, какой она будет в момент завершения дела

— список дел на день, как соглашение с самим собой

— атомарность (неделимость) каждого отрезка, как метод работы с помехами

Очень много внимания уделено введению в Pomodoro technique и описание контекста. Кроме того, рассказывается о методах работы с помехами, тонкой настройке техники и работа в команде. Книга написана в формате личной истории автора, который постигает Pomodoro technique и щедро делится своими наблюдениями и выводами с читателем.

Отмечу интересное оформление. Каждая глава начинается (!) и завершается интеллект-картой, которая отрисована от руки. В конце книги приведен обширный список литературы для желающих дополнительного погружения. Плюс в книге много иллюстраций, сделанных в стиле «рисунок на полях».

Если ваша работа связана с творческими задачами, то данная книга будет полезна уже тем, что задаст определенный рабочий процесс, который в будущем вы можете улучшать и дорабатывать уже под свой стиль и ритм!

В завершение, небольшая цитата из книги, которая полностью описывает суть Pomodoro technique :

Взгляните на технику помидора как на полный отказ от параллельной загрузки, принимаемый как данность. Как в этом случае убедиться, что вы заняты самым важным из дел? Я поступаю так: сначала стараюсь понять, что на самом деле имеет для меня значение, другими словами — кого результата я хочу добиться. Затем сосредотачиваюсь на той деятельности, которая приведет меня к этому результату. Но, прежде чем сосредоточиться, я завожу таймер. Позже он подаст мне сигнал, и тогда я заново проанализирую, является ли эта задача, на которой я сфокусировался, по-прежнему самой значимой